Деловые мероприятия — неотъемлемая часть жизни современных компаний. Общественные события подобного рода являются мощным двигателем бизнеса. Своеобразный ключ на пути к достижению успеха. Чтобы деловое мероприятие принесло максимальную пользу компании и ее союзникам, необходимо правильно его организовать. Следует определиться, с какой именно целью организовывается мероприятие, а также выбрать формат проведения так называемого праздника.

Цель проведения бизнес-мероприятия

Деловые встречи организовываются в следующих целях:

  • Демонстрация и вывод на рынок нового, разработанного продукта.
  • Повышение узнаваемости торговой марки.
  • Привлечение инвесторов, партнеров и клиентов.
  • Укрепление и поддержание имиджа компании.

С помощью делового мероприятия компания пытается укрепить свои позиции на общем рынке, повысить свой статус и значимость. Бизнес —мероприятие работает на репутацию предприятия. Это идеальная возможность донести окружающим ценность существования и работы компании. Важно заранее определить цель проведения деловой встречи. Таким образом, удастся выбрать наиболее эффективный и подходящий формат проведения встречи и добиться настоящего успеха.

Виды деловых мероприятий

Существует несколько видов делового мероприятия. Среди них бизнес-семинар, тренинг, круглый стол, конференция, деловой прием, презентация, выставка, дилерское мероприятие, PR-акции. Каждый вид мероприятия организовывается в индивидуальном порядке, с учетом его личных особенностей.

Бизнес-семинар. Мероприятие узкого направления. Главная цель проведения — обучение. Выделяют две формы бизнес-семинара: открытая и корпоративная. В первом случае, на семинаре могут присутствовать все желающие. Мероприятие носит рекламный характер. Корпоративные семинары проводятся исключительно для действующих сотрудников компании с целью повышения их квалификации и уровня компетентности. Посторонним вход запрещен.

Во время проведения семинара обсуждаются актуальные деловые вопросы, участники обмениваются собственным опытом, рассматривают проекты и анализируют имеющеюся информацию.

В момент организации такого мероприятия учитывается масштаб и цель его проведения. Необходимо выбрать подходящее место для совместной встречи, разработать программу и рекламные объявления. Следует решить все вопросы, связанные с питанием и проживанием участников грядущего события. В наличии должно быть все необходимое техническое оборудование для проведения семинара. Очень важно, чтобы все члены делового мероприятия извлекли максимальную пользу от этой встречи, стали по-настоящему опытными и прогрессивными специалистами. От того, насколько грамотно и качественно организовано мероприятие, зависит успех компании.

Тренинг. Краткосрочное мероприятие делового характера. Проводится в обучающих и воспитательных целях. Немалой популярностью пользуются тренинги по деловому общению и по продажам. В процессе встречи участники мероприятия получают новые знания, практикуются, используют на деле имеющиеся навыки, учатся грамотно справляться с поставленными задачами.

К подготовке кратковременного, делового мероприятия стоит подойти серьезно и ответственно. В противном случае, обучение не принесет желаемых результатов. Необходимо приложить все усилия и умения. Успех тренинга зависит от нескольких факторов. В том числе и от настроя самой команды. Бизнес-тренинги проводят опытные специалисты. Важно найти компетентного и профессионального бизнес-тренера. Организаторы мероприятия должны заранее выбрать место проведения встречи, назначить дату и время. Хорошо организованный тренинг всегда идет на пользу сотрудникам компании, позволяет отточить свои знания и навыки.

Круглый стол. Интересный и популярный вид делового мероприятия. В процессе встречи участники обмениваются с друг другом личным опытом, обсуждают насущные деловые проблемы и пытаются совместными усилиями найти способ их решения. Во время дискуссии поднимаются вопросы общего бизнеса, экономики, науки и политики. В рамках делового мероприятия участники живо и увлеченно выступают друг перед другом, тем самым демонстрируя свои навыки и опыт. Докладчики продвигают собственные интересы, обращают внимание на глобальные и актуальные трудности, связанные с развитием бизнеса. Мероприятия подобного характера часто освящаются в средствах массовой информации.

Конференция. Организаторами подобных мероприятий выступают коммерческие и некоммерческие организации. Деловая встреча в большинстве случаев организовывается для реальных и потенциальных коллег. В ходе бизнес- конференции деловые партнеры обсуждают вопросы, связанные с развитием регионального и общего бизнеса. Цель проведения мероприятия — привлечение новых партнеров и коллег.

Необходимо грамотно и четко организовать мероприятие. Понадобится разработать креативную и деловую концепцию. Следует заранее определиться, в каком стиле будет проходить конференция, где будет происходить деловая встреча. На такие мероприятия рекомендуют приглашать не только сотрудников компании, но и спикеров. По возможности привлекают медиа-партнеров. Организаторы решают вопросы, связанные с питанием и проживанием участников конференции. Программа мероприятия разрабатывается с учетом насущных потребностей ее членов. Четкая организация положительно скажется на репутации компании, поможет ей добиться заветных целей.

Деловой прием. Идентичен светскому мероприятию. Часто деловые приемы являются частью других, более масштабных встреч. Цель проведения такого мероприятия — налаживание связей и деловых контактов, решение насущных проблем. Встреча проходит в свободной и неформальной обстановке. Поэтому участникам приема легко найти общий язык. Удается хорошо вместе провести время.

Презентация. Отличный и универсальный способ продвижения услуг и товаров. Нередко презентация — одна из главных частей другого, масштабного мероприятия. В процессе встречи компания представляет собравшимся свой продукт, рассказывает о своих текущих достижениях. Презентации организовываются и с целью поиска новых партнеров. Выделяют несколько видов такого мероприятия. Существует классическая, стандартная, концептуальная и креативная презентация.

Перед организаторами стоит непростая задача — сделать событие по-настоящему значимым и запоминающимся. Следует найти подходящее помещение с хорошим освящением, разработать рекламу мероприятия, а также подготовить подарки для ее участников. Презентация должна улучшить имидж компании, сделать ее и ее продукцию более популярной и востребованной. Поэтому без хорошей организации и подготовки просто не обойтись.

Выставка. Еще один универсальный способ представить окружающим свой особенный товар. С помощью выставки анализируют целевого потребителя, находят новых, продуктивных бизнес-партнеров. Мероприятие может проходить в моно - или в полиформате. В первом случае организатором и главным героем выставки становится одна компания. В случае выбора второго формата, принимают участие сразу несколько компаний. Такое мероприятие более масштабное и развернутое.

Дилерское мероприятие. Деловое мероприятие подобного характера может проходить в разном формате. Часто его проводят в форме выставки, семинара, выездной конференции или форума. Участники мероприятия обмениваются ценной информацией, анализируют состояние рынка, налаживают контакты. На подобных встречах случаются презентации новых товаров. Отличный шанс для компании поднять свой рентинг.

PR-акции. Главная цель проведения такого мероприятия — продвижение бизнеса и увеличение прибыли. При подготовке руководствуются специальной литературой. Особое внимание уделяют рекламной продукции. PR-акции позволяют компании показать деловому миру свою, уникальную продукцию.

Особенности подготовки делового мероприятия

Процесс подготовки деловой встречи — задача не из легких. Рекомендуют обратиться за помощью к специалистам. Существуют специальные компании, оказывающие подобные услуги. Опытные профессионалы в короткие сроки справятся с поставленной задачей. Организация и подготовка деловой встречи включает в себя следующие этапы:

  • Определение цели мероприятия. Анализируя сферу деятельности компании и учитывая ее потребности, специалисты выбирают подходящий формат проведения встречи. Определяют масштаб события и круг участников.
  • Согласование и расчет бюджета. Учитываются все расходы, связанные с подготовкой делового мероприятия. Сюда входит стоимость аренды помещения, питание, проживание участников деловой встречи. Берутся во внимания затраты, связанные с созданием сценария и техническим оборудованием. Определенная сумма выплачивается организаторам, в качестве вознаграждения за проделанную работу.
  • Подготовка. Когда бюджет составлен и рассчитан, специалисты находят помещение, приглашают участников, составляют развлекательную программу. При необходимости приглашают артистов и опытных бизнес-тренеров.
  • Размещение гостей. Специалисты присутствуют на самом мероприятии. Они встречают гостей и размещают их.

Деловое мероприятие — уникальная возможность повысить свой рейтинг, продемонстрировать окружающим свои умения и достижения. Доверяя организацию мероприятия профессионалам, компания освобождает себя от лишней суеты и сможет по-настоящему насладиться будущим праздником.